Checklist: hoe maak je mentale gezondheid bespreekbaar in functioneringsgesprekken?

Functioneringsgesprekken bieden een uitgelezen kans om niet alleen de prestaties van medewerkers te bespreken, maar ook hun welzijn en mentale gezondheid. Toch vinden veel leidinggevenden het lastig om dit onderwerp op een respectvolle manier aan te kaarten. Deze checklist helpt je om mentale gezondheid bespreekbaar te maken tijdens functioneringsgesprekken, zonder dat het ongemakkelijk wordt.

Voorbereiding

1. Creëer een veilige omgeving: Zorg dat het gesprek plaatsvindt op een rustige plek waar de medewerker zich op zijn gemak voelt. Vertrouwen is belangrijk om openheid te stimuleren.
2. Wees goed voorbereid: Lees je in over signalen van stress of overbelasting en wees op de hoogte van eventuele eerdere gesprekken over welzijn. Dit toont betrokkenheid.
3. Stel duidelijke doelen: Bedenk vooraf wat je wilt bereiken met het gesprek. Het doel is niet om problemen op te lossen, maar om ruimte te bieden voor een open dialoog.
4. Gebruik een uitnodigende aanpak: Geef van tevoren aan dat welzijn en werkplezier ook onderdeel van het gesprek zullen zijn. Dit voorkomt dat de medewerker verrast wordt.

Tijdens het gesprek

1. Begin met een positieve toon: Start het gesprek met een compliment of een positieve opmerking over de prestaties van de medewerker. Dit helpt om een ontspannen sfeer te creëren.
2. Stel open vragen: Gebruik vragen zoals “Hoe gaat het met je, zowel op het werk als daarbuiten?” of “Zijn er dingen waar je tegenaan loopt die we samen kunnen aanpakken?”
3. Luister actief: Laat de medewerker uitpraten en toon begrip. Gebruik non-verbale signalen, zoals knikken, om te laten zien dat je luistert.
4. Vermijd oordeel: Ga niet direct oplossingen aandragen of oordelen over wat de medewerker vertelt. Focus op het bieden van steun.
5. Vraag door bij signalen: Als je merkt dat de medewerker stress of ongemak ervaart, vraag dan door: “Ik merk dat je dit lastig vindt. Kun je hier wat meer over vertellen?”
6. Bied hulp aan: Geef aan welke mogelijkheden er zijn binnen de organisatie, zoals coaching, vertrouwenspersonen of externe hulp.

Afronding

1. Vat samen wat besproken is: Herhaal kort wat de medewerker heeft gedeeld en welke afspraken er zijn gemaakt. Dit laat zien dat je goed hebt geluisterd.
2. Maak concrete afspraken: Stel samen een plan op voor eventuele vervolgstappen. Bijvoorbeeld: “We plannen over twee weken een kort gesprek om te kijken hoe het gaat.”
3. Bedank de medewerker: Toon waardering voor de openheid en het vertrouwen. Dit motiveert om in de toekomst opnieuw in gesprek te gaan.

Na het gesprek

1. Volg op wat besproken is: Zorg dat gemaakte afspraken worden nagekomen en houd contact met de medewerker over zijn of haar welzijn.
2. Blijf alert op signalen: Let in de weken na het gesprek op signalen van verbetering of verslechtering en bied ondersteuning waar nodig.

Mentale gezondheid bespreekbaar maken in functioneringsgesprekken vraagt om een open en empathische houding. Door deze checklist te volgen, laat je zien dat je als leidinggevende niet alleen oog hebt voor prestaties, maar ook voor het welzijn van je medewerkers. Dit draagt bij aan een gezonde en productieve werkomgeving.